[資訊] 25個行動，焦慮再見！

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標  題: [資訊] 25個行動，焦慮再見！
發信站: 2009/11/02 Mon 02:24:21

作者: enjoyloli (M) 看板: ZZZZZZZZZZZ9
標題: [資訊] 25個行動，焦慮再見！
時間: Mon Nov  2 02:07:26 2009
25個行動，焦慮再見！

作者：祝康偉 　出處：Cheers 109期 2009/10


時間管理：永遠跑在Deadline之前！


第1招  養成一次就把事情做好的習慣

有些事情一旦決定就無法回頭，即使能挽回，也得花數倍力氣調整，時間耗掉大半。

「第一次就做對」是一種「預防」的心態，只要事前多花時間溝通，想清楚再動手，確立
對的方向，若事後需要調整，就不會太過離譜。


第2招  掌握工作的輕重緩急

工作時間的運用要非常有效率，關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」，而非「先
來的先做，後來的後做」。

所謂「輕重緩急」，可依「緊急」、「重要」的程度，分為4個象限。首先，你得優先完
成落在「重要且緊急」的事項，其次，想過一個有效、規律的生活，你必須在「重要不緊
急」的第2優先象限中，放較多比例的時間，因為它強調「計劃」與「預防」，容易助你
成功。

若你發現自己常被第3象限「緊急不重要」的瑣事所困，你需要學會對不重要的事情說「
不」，若第4象限「不重要不緊急」的項目花掉你太多時間，代表你不清楚想要什麼，應
該重新審視自己的目標設定。


第3招  「前半主義」法

既然排出了工作的順序，日本效率專家松本幸夫在《戒掉你的加班病》書中提醒，你除了
得為每個任務定出時間限制，還得奉行「前半主義」：「在時限的前半段就提前完成大半
的工作。」

例如，時限是「一天」，請在中午前提前完成；時限是「一週」，請在3天內提前完成，
更長的時限，亦是以此原則類推。

一旦你逼著自己在前半期提前完成大半的工作目標，後續不僅有充分調整的空間，心情也
會比較輕鬆，更容易獲得主管正面評價。


第4招   一日之計在於「昨夜」

為增進工作效率，縮短進辦公室的「熱機」時間，前一晚就該訂定隔天計劃。每晚睡前，
不妨將明天要達成的目標記下來，按重要程度編順序。隔天一早，即可馬上著手第1個目
標，達成後再繼續實現第2個目標，一路堅持做下去。


第5招　每天提早2小時上班

日本時間管理專家高井伸夫在《早上10點以前搞定工作》書中建議，早上1小時工作效率
可抵下午的2、3個小時。因此，不妨往前挪兩個小時，早上7點進辦公室，既可避免通勤
塞車之苦，還能保有晨間不受打擾的時光，專心思考一天的工作，效率更佳。



第6招  活用零碎時間

無論是會議或業務拜訪，難免有等待的零碎時間，不妨趁空檔打個電話，擴展人際關係，
反覆翻閱行事曆，以免遺忘小事或約會，或在隨身的小記事本，即興記錄一些想法，把握
這個做計劃、企劃的好時機。



第7招  阻擋不必要的干擾

「專注」是忘卻壓力、發揮高效率最好的辦法。工作中途遇到干擾時，例如當老闆突然交
辦事情，或有臨時會議召開，若非迫切到非得馬上執行，不妨請求給予短暫時間，將手邊
事項收尾，以免回頭又得曠日廢時。

另外，對於電話與電子郵件，不妨依公私或對象的重要性，在繁忙之際做一區隔，以減少
不必要的干擾。例如，你可以申請2個行動電話號碼或不同的帳號，以管理回覆的時機，
好留出塊狀時間，讓自己能專心處理要事。


第8招  用「異類組合法」增加幹勁

在訂立工作計劃時，松本幸夫認為，要提高工作效率，可藉不同類型的項目交替組合，避
免同一工作聚焦太久，產生慣性疲乏。

他建議，可以在「上午」和「下午」進行完全不同性質的工作內容，例如，上午用頭腦，
可以開會、蒐集資料，下午動身體，以會見客戶為主等。


第9招  重要的「準備時間」不可省

松本幸夫發現，很多人為了省時，矯枉過正地把有助於工作效率的「準備時間」都省略掉
，譬如，「簡報前的預演」、「開會前與跨部門主管簡單會前磋商」。

事實上，這些簡單的步驟，不僅能讓會議更為順暢，因磋商有了初步共識，還能避免會議
過度冗長，或再三召開，浪費大家時間。

目標管理：以專案管理管好你的工作！


第10招  明確取得老闆的書面指示

如果老闆交派給你任務，只有口頭說明，卻沒有太多指示，此時不妨以一個「專案負責人
」的角色，試著明確取得老闆給你的承諾，例如經過他核准的企劃書，否則光靠口頭說明
，容易對結果產生認知上的差距，埋下衝突的種子。


第11招  把工作當牛排，由大變小

當了解需求後，松本幸夫指出，不妨將任務當作牛排，「切成可以直接入口的大小」，意
思是把工作分割成可以快速完成的小型任務。

一般而言，就是執行前所列的「工作分解結構」，其中「樹狀圖」就是一例：先把第一層
架構列出來，再列出每個項目下的細項，並寫上預估交期，若牽動團隊合作，各項分工還
得標明負責人。


第12招  定期報告工作進度

訂出計劃進度後，切記一定要設里程碑，每星期或每天檢查進度，查看是否按照原先設定
的方向和目標走，如果沒有，要修正或趕快補足，且得定時向老闆報告，協助他掌握案子
的進程，降低突發狀況機率。


第13招  記取成功或失敗的經驗

每次的任務內容或許不盡相同，但卻很容易從中找到相同的錯誤，或是可套用的成功通則
，所以，不妨以專案管理結案時「歸檔」的概念，將這些寶貴的經驗記下來，放進自己的
筆記本裡，未來將成為自己的「大補帖」，更能大幅縮短摸索的時間。


情緒管理：讓自己變得更有彈性！


第14招  善用「杯子理論」

新竹市生命線協會總幹事何宇欣以「杯子」來形容「抗壓力」。他認為，當壓力像水龍頭
源源不絕，好的飲食、睡眠、運動習慣，往往可以讓杯子容量加大。

另外，因工作型態趨於複雜，一人分飾多角成為常態，例如，在職場上既是主管、員工、
專案負責人、供應商，回到家又得扮演父母、子女、照顧者的角色。
由於每個角色背後都有對應的責任，在工作負擔與時間壓力交逼下，常會造成角色混淆、
衝突，讓人心力交瘁。

何宇欣建議，可以運用「杯子理論」，把每個角色看作一個杯子，掌握「單純化」的原則
，不讓角色重疊，就能避免壓力像水一樣滿載。他舉例，當下班回家路上，不妨透過自我
暗示，練習丟掉公司的包袱，換上父母的角色，「等於更替了一個新的杯子承載壓力，才
不會將工作的情緒帶回家庭，弄得生活一團亂。」


第15招  儲備傾聽的對象

平常就儲備一些可以「倒垃圾」的對象，也是防止失控的好方法。

要如何找到適合的傾聽者，首先，最好往沒有利益衝突或競爭關係的交友圈尋找，以免成
為打擊你的題材，鑄下另一個「禍從口出」的壓力源。

其次，具備「誠懇有耐心」、「不急著反駁或否定你」、「不會太快給你建議」特質的人
，才會讓你暢所欲言。

值得提醒的是，這一類的人，可以是另一半、親友或網友，你平時是否付出關心，或有對
等的回饋，才能換得長期支持的保證。


第16招  準備心情急救箱

壞情緒常會讓人失去理智，新竹市生命線協會員工協助服務中心督導黃智儀建議，為了喚
醒自己的正向經驗，不妨在辦公室的角落，準備一個「心情急救箱」。

所謂「心情急救箱」就是以紙條的方式，貼在某個小角落，寫著能讓自己情緒好轉的「藥
箋」，例如，「壓力大時可以找誰」、「可以去吃什麼美味」、「立刻送自己一束花」等
。

有了這些平日準備好的「提醒」，在危急時刻，常能發揮小兵立大功之效，幫自己暫度低
潮。


第17招  立即離開高壓場合

當焦慮與憤怒即將引爆時，何宇欣指出，立即先離開刺激源，出去走走，壓力指數自然會
下降。

若對象是老闆，無法說走就走，就用「注意力轉移法」替自己戴上「心靈耳塞」，他笑說
，七年級常有的「失神」，便是將情緒暫時抽離，面對高壓也是不錯的辦法，畢竟在怒不
可抑時處理問題，兩造雙方都在氣頭上，不僅不能解決事情，一旦衝突後果更難以收拾。


第18招  意見不合時要先站在對方立場想

人際溝通專家黑幼龍建議，當你和別人意見相左時，尤其是上司，不要直接把想法脫口而
出，第1步應該要先表達你的「同理心」，表示你可以理解對方的想法，或為什麼如此生
氣。第2步，和對方站在一起，表達過去自己的想法也和他一樣，認為事情應該這樣做。
最後第3步，再把自己的想法講出來。利用這種漸進溝通的方法，往往可以把你的意見順
利傳達給對方，不會引起不悅。


第19招  找到專屬的平靜方法

關於不明所以的「悶」或「煩」，台大醫院臨床心理中心主任鄭逸如指出，平日處於高壓
的上班族，非常需要在急速中，找到放慢自己的方法，才能從平靜中找出失控的癥結。

她分析，聽音樂、旅行、戶外踏青、到有宗教意味的地點，都是獲得平靜的方式。雖然馬
拉松看似動態，但當從事的活動符合「規律、重複的動作」，皆能帶來「穩定平靜」，其
中，最重要的是適合自己的步調，才會產生效果，所以，「這個平衡的工具，得從平常自
己的喜好中尋找，」鄭逸如強調。


第20招  自我暗示法

「當大腦放鬆之後，整個人也放鬆下來，這是由中樞影響到周邊的原理，」鄭逸如分析，
當壓力大到無法承受時，常用的「自我暗示法」即是由此原理而來。

此方法是將注意力，由紛亂的思緒導引到自己的心跳、呼吸，感受手掌心的溫度，因為身
體功能是有節奏的，當你不再固著於某一點，而是自由的來回在內在不同的聲音間，焦慮
的感覺就會慢慢消失，靜坐、冥想就是運用相同的道理。

第21招  運用「認知治療法」恢復理智

鄭逸如分析，人性中難免存有習慣誇大、擴大事情失敗程度的習性。

當你快被非理性情緒淹沒時，不妨運用心理學大師貝克的「認知治療法」，試著問自己3
個問題：
．當你這麼想時，有沒有客觀證據支持？
．即使有了證據，還有沒有其他可能性？
．若證據、可能性皆如自己所料，可以自問：
「會有多糟？最壞的狀況，要如何應付？」

當你誠實面對，發現並非死路一條，就會很快排解高壓帶來的慌亂，開始理性地思考下一
步。


第22招  在情緒低潮恢復生產力

許多人常會因為感情或突發的衝突，讓一天或一週的工作停擺，此舉不僅讓辦公室氣氛緊
張，更會讓自己的能力受到質疑。

因此，曾任美商3M、雅芳公私教育訓練主管多年，現為業務銷售顧問的王亞蘭建議，在工
作場合情緒來時，先試著靜下心完成一件事情，就會有力氣再去做第2件事。

若實在難以控制，可採取「刪除法」，暫時排除所有事情，讓自己「放空」。不過，仍得
設想備用方案，並縮短發洩時間，才能獲得主管的諒解。

第23招  維持良好人際關係

王亞蘭認為，由於工作時間佔了一天的6成，情緒好壞常繫於同事間的相處，所以，平日
在人際關係投資不可少：當同事向你求救，你可以當他的及時雨。即使當下無法幫忙，也
能替他想出變通方案，下次當你有多樣緊急又重要的事得完成，他就可能在第一時間出手
相助。

另外，與人共事要尊重對方的時間，凡事守時、有效率，有了良好印象，若有合作機會，
他便會優先排給你。


第24招  抱持好奇心看待差異

有時候人際之間出現衝突，是因為彼此個性相差大，看對方不順眼，如果試著用另一種角
度和眼光看待，也許就沒那麼氣了。

黑幼龍的妙方是，常對別人保持一顆「好奇心」，像很多「三、四、五」年級主管不喜歡
「七年級」屬下的工作方法或態度，但黑幼龍卻特別喜歡找年輕人聊天，更深入了解他們
的想法，就不會把焦點一直放在世代價值觀的差異上，有時候甚至從談話過程中得到許多
靈感，反而有意外收穫。


第25招  改變別人，不如先改變自己

工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，為使溝通更
為順暢，有時要改變別人，不如先改變自己。

此舉並非要全然棄守自己的「尊嚴」，而是在工作模式保持一定的「彈性」，平常互動時
，多觀察對方的工作習慣，找到彼此接受的合作模式，才能和諧相處、取得共識，讓流程
的進行可以更有效率，避免時間與資源的浪費。

當你具備「利他」的精神，在團隊中游刃有餘，便能凸顯你的能力與領導特質，不僅會受
到同儕的歡迎，更容易獲得老闆的拔擢。


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